home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 2 / Gold Medal Software Volume 2 (Gold Medal) (1994).iso / database / bl153.arj / BL.DOC next >
Text File  |  1993-12-26  |  50KB  |  1,124 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.             ************************************************************
  19.             *                                                          *
  20.             *                                                          *
  21.             *                B O O K   L I B R A R I A N               *
  22.             *                         Version                          *
  23.             *                           1.53                           *
  24.             *                                                          *
  25.             *                       User's Guide                       *
  26.             *                                                          *
  27.             *                            by                            *
  28.             *                                                          *
  29.             *                     Lemuel D. Turner                     *
  30.             *                      TurboSystemsCo                      *
  31.             *                      P.O. Box 965368                     *
  32.             *                    Marietta, Ga. 30066                   *
  33.             *                        404-516-8575                      *
  34.             *                        404-591-4988(FAX)                 *
  35.             ************************************************************
  36.  
  37.                       (C) Copyright 1991-1993 Lemuel D. Turner
  38.                       (C) Copyright 1991-1993 TurboSystemsCo
  39.                                _______
  40.                           ____|__     |               (R)
  41.                        --|       |    |-------------------
  42.                          |   ____|__  |  Association of
  43.                          |  |       |_|  Shareware
  44.                          |__|   o   |    Professionals
  45.                        -----|   |   |---------------------
  46.                             |___|___|    MEMBER
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                                  LICENSE AGREEMENT
  51.                               BOOK LIBRARIAN PROGRAM
  52.  
  53.  
  54.          (C) Copyright 1991-93 TurboSystemsCo and Lemuel D. Turner for this
  55.          software, documentation, and user interface.  Marietta, Ga. United
  56.          United States of America. All rights reserved.
  57.  
  58.          TurboSystemsCo grants you without charge the right to reproduce,
  59.          distribute and use copies of this "shareware" version of our
  60.          BOOK LIBRARIAN software product (including the on disk
  61.          documentation), on the express condition that you do not receive
  62.          any payment, commercial benefit, other consideration for such
  63.          reproduction or distribution, or change this license agreement or
  64.          copyright notice.  *(Shareware distributors, user's groups and BBSs
  65.          may charge a distribution fee not to exceed $10.00, without written
  66.          permission.)*
  67.  
  68.          The rights to receive any such financial or other benefit, and to
  69.          modify the product or its components, are reserved exclusively by
  70.          TurboSystemsCo.
  71.  
  72.          Support from users enables us to develop additional features and,
  73.          future versions of the BOOK   LIBRARIAN product.  Your payment of
  74.          $34.95 + $4 S/H would be greatly appreciated; send your payment to:
  75.  
  76.  
  77.                               TurboSystemsCo
  78.                               P.O. Box 965368
  79.                             Marietta, Ga. 30066
  80.  
  81.  
  82.          By sending in your payment, along with your name, mailing address
  83.          version number, and where you heard about the BOOK   LIBRARIAN
  84.          product and obtained your copy, your copy of BOOK LIBRARIAN
  85.          will be registered with us.  This will enable you to receive (1)
  86.          technical support, (2) announcements of future releases, the latest
  87.          version, (3) a printed manual and discounts on additional programs
  88.          from TurboSystemsCo.
  89.  
  90.          THIS PRODUCT IS LICENSED WITHOUT ANY WARRANTY OF MERCHANTABILITY,
  91.          FITNESS OF PARTICULAR PURPOSE, PERFORMANCE, OR OTHERWISE; ALL
  92.          WARRANTIES ARE DISCLAIMED. BY USING THE BOOK LIBRARIAN PRODUCT,
  93.          YOU AGREE THAT NEITHER TurboSystemsCo NOR ANY OF OUR EMPLOYEES,
  94.          AFFILIATES, OWNERS, OR OTHER RELATED PARTIES WILL BE LIABLE TO
  95.          YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ANY USE OF (OR INABILITY TO USE) THIS
  96.          SOFTWARE, OR FOR ANY DAMAGES WHATSOEVER. EVEN IF WE ARE APPRISED
  97.          OF POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OCCURRING.
  98.  
  99.          This software may not be reversed-engineered or disassembled,
  100.          and includes certain trade secrets and confidential information
  101.          of TurboSystemsCo.
  102.  
  103.                  BOOK LIBRARIAN is a trademark of TurboSystemsCo.
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                                        < i >
  108.  
  109.  
  110.                                  TurboSystemsCo Products
  111.  
  112.  
  113.      Video Librarian
  114.      ---------------
  115.      An outstanding easy-to use menu driven program that quickly organ-
  116.      izes and maintains any size Video Library. Can maintain over 2
  117.      billion titles in your library. Includes context sensitive help,
  118.      pop-up pick list for data entry, moveable, resizeable, scrollable
  119.      Browse windows, editable memo field, plus fields for star, co-star,
  120.      cast members, rating, director, category, publisher, year, tape#,
  121.      start/stop counter, recording speed, time and more. The program is
  122.      very fast and can perform complex searches on up to ten fields and
  123.      can print reports to the screen, printer or disk. Prints labels for
  124.      cassettes on regular or custom labels. Mouse support.  Regular
  125.      Retail price is $34.95 but your price is only *$14.95* if registered
  126.      when you register Book Librarian.
  127.  
  128.      Household Register
  129.      ------------------
  130.      An outstanding easy-to-use menu driven home inventory program holds
  131.      99,999 items per database an can use an unlimited number of databases.
  132.      Includes complete database management functions and full-featured
  133.      reporting. Sends reports to the screen, printer, or disk file. A
  134.      valuation report prints your inventory and summary/statistical analysis
  135.      of total items by category, owner or location. This exceptional
  136.      program will prove invaluable for organizing and reporting your
  137.      valuables in case of loss, theft or natural disaster. Features
  138.      include customizeable pop-up data entry menus; on-line help; prints
  139.      warranty list showing expiration dates; includes sample database and
  140.      much more.  Regular price is $34.95, but only *$14.95* if registered
  141.      when you register Book Librarian.
  142.  
  143.      SoundMasterDb Plus
  144.      ------------------
  145.      The best audio library/cataloger available. Handles all audio for-
  146.      mats (CD's, Cassettes, Albums, Reel-to-Reel) through its advanced
  147.      relational database design. Advanced data input/display screens
  148.      store an unlimited number of songs per side. Nine reports that can
  149.      be indexed six ways. Reports to screen, printer or disk. Quick FIND
  150.      -SEARCH on single or multiple fields. Context sensitive help, on-
  151.      line manual, built-in screen saver and much more. Regular retail is
  152.      $35.95, but your price is *$14.95* if you register when you
  153.      register Book Librarian.
  154.  
  155.      Paper Products  (Can be ordered without registering a program)
  156.      ---------------
  157.      You can order the hard to find continous form 3 X 5 Index Cards
  158.      and 2 1/2 x 4 Rolodex(R) cards.  The Rolodex(R) cards are not
  159.      uesd by Book Librarian, but can be used by other programs.
  160.      These cards are not for laser printers. We have additional hard
  161.      to find labels that are included with our catalog.
  162.  
  163.  
  164.  
  165.                                        < ii >
  166.                       TurboSystemsCo Order Form
  167.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  168.       | Product Name:        |    Price       | Qty | Cost   |
  169.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  170.       | Book Librarian       |     $34.95     |     |        |
  171.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  172.       | Video Librarian      |    *$14.95     |     |        |
  173.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  174.       | Household Register   |    *$14.95     |     |        |
  175.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  176.       | SoundMasterDb        |    *$14.95     |     |        |
  177.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  178.       | Index Cards (1000)   |     $12.95     |     |        |
  179.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  180.       | Rolodex(R) (1000)    |     $12.95     |     |        |
  181.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  182.       |                                  Sub-Total  |        |
  183.       |                                             +--------+
  184.       | Shipping/Handling ------------------------> |        |
  185.       | US $4.00 (1st item)                         +--------+
  186.       |   +$1.00 each additional item                        |
  187.       |                                                      |
  188.       | All Others $8.00(1st item)                           |
  189.       |           +$2.00 each additional item                |
  190.       |                                             +--------+
  191.       | ** $0.00 for catalog        Total Enclosed  |        |
  192.       +---------------------------------------------+--------+
  193.       METHOD OF PAYMENT
  194.       *Price if ordered when you register Book Librarian
  195.       +-------------------------------------------------------------------+
  196.       | Check[ ]  Money Order[ ]  VISA[ ]  MasterCard[ ]  AMEX/Optima[ ]  |
  197.       |                                                                   |
  198.       | Card Holder's Name: ____________________________________________  |
  199.       |                                                                   |
  200.       | Card Holders Signature: ________________________________________  |
  201.       |                                                                   |
  202.       | Card Number: __________________________________________           |
  203.       |                                                                   |
  204.       | Exp Date: __________  (month/year)                                |
  205.       +-------------------------------------------------------------------+
  206.       SHIP TO:
  207.       +-------------------------------------------------------------------+
  208.       |  NAME: _______________________________________________________    |
  209.       |                                                                   |
  210.       |  STREET: _____________________________________________________    |
  211.       |                                                                   |
  212.       |          _____________________________________________________    |
  213.       |                                                                   |
  214.       |  CITY: ________________________________ STATE: ____ ZIP _________ |
  215.       |                                                                   |
  216.       |  PHONE: __________________________________                        |
  217.       +-------------------------------------------------------------------+
  218.         Mail to:       TurboSystemsCo
  219.                        P.O. Box 965368
  220.                        Marietta, Ga. 30066
  221.          If paying by credit card, you may place your order by
  222.          calling 1-800-257-7221. 11am - 6:30pm Eastern Time  Mon - Fri or
  223.          FAX to : 1-404-591-4988 24hrs 7 days/week.
  224.                                         < iii >
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.                                   TABLE OF CONTENTS
  231.  
  232.  
  233.  
  234.         Introduction
  235.             Introduction .............................................   1
  236.             Features .................................................   1
  237.             System Requirements ......................................   2
  238.             Distribution Files .......................................   2
  239.             Disk Back-Up .............................................   2
  240.  
  241.         Getting Started
  242.             Installing Book Librarian ................................   3
  243.                 Hard Disk System .....................................   3
  244.                 Floppy Disk System ...................................   3
  245.             Start-Up .................................................   3
  246.                 Floppy Disk System ...................................   3
  247.                 Hard Disk System .....................................   4
  248.                 Printer Set-up .......................................   4
  249.  
  250.         Data Entry
  251.            Data Entry Screen .........................................   5
  252.                Command Menu ..........................................   5
  253.                Edit Keys .............................................   6
  254.                Keyboard and Mouse Usage ..............................   6
  255.            Data Operations ...........................................   7
  256.                Adding Records ........................................   7
  257.                   Data Entry Fields ..................................   8
  258.                Editing Records .......................................   8
  259.                Deleting Records ......................................   8
  260.  
  261.         Searching
  262.            The Find Function .........................................   8
  263.                List Book Window ......................................  10
  264.            The Browse Function .......................................  11
  265.            The Search Function .......................................  11
  266.                Query Screen Fields ...................................  11
  267.  
  268.        Reports
  269.            Reports ...................................................  12
  270.                Report Type Menu ......................................  12
  271.                List To Menu ..........................................  12
  272.                List All ..............................................  13
  273.                Sort By Menu ..........................................  13
  274.                Spacing Menu ..........................................  13
  275.            Report Formatter ..........................................  13
  276.                Formatter Fields ......................................  13
  277.                Wrap Example ..........................................  14
  278.            Re-Index Corrupt Files ....................................  14
  279.  
  280.  
  281.  
  282.                                                < iv >
  283.  
  284.        CUSTOMER SUPPORT
  285.  
  286.        TurboSystemsCo has a strong commitment to customer support.  We
  287.        provide technical support only to registered users.  However if
  288.        you should experience problems getting the program to run on
  289.        your systems prior to registering, we will attempt to resolve
  290.        those problems.
  291.  
  292.        Lemuel D. Turner the owner and president of TurboSystemsCo and
  293.        the author of Book Librarian is a member of the Association of
  294.        Shareware Professionals.  While we don't think you'll ever need
  295.        it,  by Mr. Turner's membership in the Association of Shareware
  296.        Professionals, registered users have an additional avenue to
  297.        resolve customer support disputes if they can not be resolved to
  298.        the registered user's satisfaction.  See statement below:
  299.  
  300.  
  301.        ASP OMBUDSMAN STATEMENT
  302.  
  303.        Lemuel D. Turner is a member of the Association of Shareware
  304.        Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  305.        principle works for you.  If you are unable to resolve a share-
  306.        ware-related problem with an ASP member by contacting that mem-
  307.        ber directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help
  308.        you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  309.        provide technical support for member's products.  Please write the
  310.        ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon Mi. 49442-9427 or send a
  311.        Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536.
  312.  
  313.  
  314.                                    INTRODUCTION
  315.  
  316.  
  317.         BOOK LIBRARIAN is an easy to use book database management system.
  318.         It is ideal for managing a personal, professional, church, club,
  319.         or business library.  You can quickly search your library by Title
  320.         Author, Subject or Book type.  Can print reports to the screen,
  321.         printer or disk file.
  322.  
  323.  
  324.         FEATURES
  325.  
  326.         - Holds 16 Information Fields About Each Book
  327.           -- Title, Author (first & last), Subject, Book Type, Edition,
  328.              Pages, Copyright Year, Catalog #, ISBN, Purchase Date, Price,
  329.              Publisher, Location, Note1, Note2.
  330.  
  331.           -- A memo field that can hold up to 30 lines of information about
  332.              each title.
  333.  
  334.  
  335.         - Database Management Functions.
  336.           -- Next, Prev, Find, Top, Last, Edit, Add, Del, Search,
  337.              Report, Browse, Quit
  338.  
  339.  
  340.         - Reports
  341.           -- Eight fixed format reports, plus a self design report.
  342.              --- Reports may be printed to screen, printer or disk text file.
  343.              --- Can print on continous form 3 X 5 cards.
  344.  
  345.  
  346.         - Context Sensitive Help
  347.           -- Press F1 to bring up a relevant help screen at any point in
  348.              the program.
  349.  
  350.         - Mouse Support
  351.  
  352.         - Screen Saver
  353.           -- A built-in screen saver activates when the keyboard is not used
  354.              at a user customizable interval.
  355.  
  356.         - Browse and Find Windows
  357.           -- Moveable, scrollable, resizeable
  358.  
  359.         - Find any Title, Subject, Author or Book Type in approximately 1
  360.           second or less.
  361.  
  362.         - Search database on any combination of fields.
  363.  
  364.         - Can hold over 2 billion titles, approximately 900 on a 360k floppy
  365.           if memo field is not used. Memo field only uses disk space if the
  366.           field is used.
  367.  
  368.  
  369.         ===============================  1  ==============================
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.         SYSTEM REQUIREMENTS
  375.  
  376.         To use BOOK LIBRARIAN you will require:
  377.  
  378.                       IBM PC/XT/AT PS/2 or Compatible.
  379.  
  380.                       At least 512k of memory.
  381.  
  382.                       Hard Drive or 720K+ floppy
  383.  
  384.                       Monochrome or Color Monitor
  385.  
  386.                       Printer (capable of print in compressed mode to use
  387.                       all the features of the program).
  388.  
  389.                       MS-DOS/PC-DOS 2.1 or higher.
  390.  
  391.                       Supports both keyboard and mouse input.
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.         Your CONFIG.SYS file must have the statement, FILES=16.  If the
  397.         number is greater than 16 that's okay.  Refer to your DOS manual
  398.         if you are not familiar with the CONFIG.SYS file. The automatic
  399.         installation program will check and make the reguired changes if
  400.         you desire.
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.         BACKUP YOUR PROGRAM DISK
  407.  
  408.         Please make a backup copy of the program disk.  If required,
  409.         please refer to your DOS manual for back-up procedures.
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.         ===============================  2  ================================
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.         INSTALL BOOK LIBRARIAN
  432.  
  433.  
  434.         HARD DRIVE:
  435.         (1) Insert the Book Librarian disk into drive A or B. You should at
  436.         your hard drive command prompt (C:\> or any other hard drive letter
  437.         designation. (2) Type A:INSTALL or B:INSTALL (3) Press the ENTER key.
  438.         (4) Follow the on screen prompts and the program will be auto-
  439.         matically installed on your hard drive.
  440.  
  441.         If installing from a CD-ROM or Hard Drive directory change to the
  442.         applicable directory and type INSTALL, press the ENTER key and
  443.         follow the on screen prompts.
  444.  
  445.  
  446.         FLOPPY DRIVE:  REQUIRES A 720K FLOPPY OR LARGER
  447.         (1) Obtain a formatted disk or format a disk to place the program
  448.         files on. (2) Place the program disk in Drive A or B. (3) Place the
  449.         previously formatted disk in the opposite drive. (4) Log on to the
  450.         drive that has the program disk, if it is drive A, you should see
  451.         the A:\> prompt. (5) Type INSTALL and press the ENTER key.
  452.         (6) Follow the on screen prompts.
  453.  
  454.  
  455.  
  456.         START-UP
  457.  
  458.         To start the program after installation, type BL and press the ENTER
  459.         key. If the program fails to load perform the following to start the
  460.         program, log to the drive that holds the program files and type:
  461.  
  462.  
  463.                             CD\
  464.                             CD\BOOK
  465.                             BL
  466.  
  467.  
  468.          Press the ENTER Key after each line above. NOTE: The installation
  469.          program creates the file BL.BAT and places it in your root
  470.          directory.
  471.  
  472.          This batch file enables you to start the program without changing
  473.          directories.
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.          ================================= 3 ================================
  484.  
  485.         FILE SELECTION
  486.  
  487.         Press the space bar to bypass the shareware registration screen. Next
  488.         the File Selection Screen is displayed. All Book Librarian datafiles
  489.         end with the extension .BLF.  You should see SAMPLE.BLF and
  490.         MYFILE.BLF. SAMPLE.BLF is a sample file that you can use to quickly
  491.         examine the many program features. MYFILE.BLF is an empty file that
  492.         you can use to start entering your own data. To select one of the
  493.         files, place the cursor (white bar) over one of the files and press
  494.         the Enter key.
  495.  
  496.         To create a datafile press the F2 function key while still on the
  497.         File Selection Screen.  Enter a file name without an extension
  498.         when prompted.
  499.  
  500.         To select a data file on a different drive, press the control key
  501.         and the drive letter.  For example to select a data file on drive
  502.         B, press the control key and the letter B together.
  503.  
  504.         PRINTER INSTALLATION
  505.  
  506.         The first time you use Book Librarian or if you change printers,
  507.         you must install your printer for use with Book Librarian. To
  508.         install your printer, select U)til from the Main Menu.  Then
  509.         select S)elect Printer from the next menu.  The menu will display
  510.         five selections. (1) Epson and Compatibles, (2) IBM Proprinter and
  511.         Compatibles, (3) HP Laser Series II/III/IV and Compatibles,
  512.         (4) HP Deskjet 500/550C, (5) Cannon BJC-600 and Compatibles,
  513.         (6) Generic, (7) TSC Printer.
  514.  
  515.         To select a printer, select the highligted letter or use the arrow
  516.         key to move the cursor over the printer and press RETURN/ENTER.
  517.  
  518.         Most non-laser and some laser printers are compatible with the Epson
  519.         or IBM ProPrinter.  If your printer is not an Epson or IBM Proprinter
  520.         check your manual, it is probably compatible with one or both.
  521.         Select the appropiate  printer.   If you have a laser printer, select
  522.         the HP Laser printer.
  523.  
  524.         If your printer will not work with any of the first five selections
  525.         then you should select the Generic Printer.  When you use the Generic
  526.         printer printer control codes are sent to your printer.   You will
  527.         not be able to print the Comprehensive and Index Cards unless you
  528.         manually place your printer in compressed mode prior to starting the
  529.         report.  Also the headings will not be printed in bold.
  530.  
  531.         The final selection (7) TSC, is used to load a custom driver for your
  532.         printer created by TurboSystemsCo.  If none of the first three
  533.         will work with your printer then contact TurboSystemsCo.  We may be
  534.         able to construct a driver for you.  Please provide the manufactuer
  535.         and model number.
  536.  
  537.         If you select one of the printers and the reports don't print
  538.         correctly, always reset or turn your printer off then back on
  539.         prior to trying another selection.  NOTE: Laser, Deskjet and
  540.         the Cannon printers cannot print index cards in this version.
  541.  
  542.        ================================= 4 =================================
  543.        DATA ENTRY
  544.  
  545.        After the File Selection Screen is displayed, the Main Data Entry
  546.        Screen is displayed.  The screen contains 16 data entry fields, 1
  547.        memo field and the Command Menu.
  548.  
  549.        The Command Menu provides Book Librarian with a selection of easy to
  550.        use database management functions.   Each menu item can be selected by
  551.        pressing the highlighted letter, or by using the arrow keys to place
  552.        the cursor over an item and pressing ENTER, or by using the mouse.
  553.        The function of each menu item is provided below:
  554.  
  555.        ITEM        FUNCTION
  556.        -------     --------------------------------------------------------
  557.        Next        Displays the next book title in alphabetical order.
  558.  
  559.        Prev        Displays the previous book title in alphabetical order.
  560.  
  561.        Find        Use this feature to rapidly locate any Title, Author,
  562.                    Subject, or Book Type.
  563.  
  564.        Top         Displays the first book in Title index order.
  565.  
  566.        Last        Displays the last book in Title index order.
  567.  
  568.        Edit        Edit the book currently displayed on the screen.
  569.  
  570.        Add         Add a new book to the library file.
  571.  
  572.        Del         To delete the book displayed on the screen.
  573.  
  574.        Search      Displays the Search Selection Screen.  Search the lib-
  575.                    rary file using multiple selection criteria.  Matches are
  576.                    displayed on the Data Entry Screen.
  577.  
  578.        Browse      Allows you to display the book records in tabular for-
  579.                    mat in a browse window, scroll through the records
  580.                    indexed by Title, Author, Subject or Book Type.
  581.  
  582.        Rpt         Displays the report selection screen.
  583.  
  584.        Quit        Exits Book Librarian.
  585.  
  586.        F1          Displays context sensitive help about menu items or data
  587.                    entry fields.  The F1 key is not displayed.
  588.  
  589.        Alt+'V'     Pressing the ALT key and pressing 'V' will display a
  590.                    screen to alter the delay before the screen saver.
  591.                    Valid entries are 5 to 600 seconds.  Enter 0 to turn
  592.                    screen save off.
  593.  
  594.        ESC         The same as Quit, also Alt+'X' has same function.
  595.  
  596.        Copy        Add a new item, but copy fields currently displayed.
  597.  
  598.        F3          Flushes data stored in memory to disk.
  599.  
  600.        ================================= 5 =================================
  601.  
  602.        EDIT KEYS
  603.  
  604.        The edit key listed below are in effect when entering data into the
  605.        Main Data Screen and other screens where data can be entered.
  606.  
  607.  
  608.        KEY        FUNCTION
  609.        ---------  --------------------------------------------------------
  610.        F1         Displays help screen.
  611.  
  612.        F2         Displays file name field on Data File Selection Screen.
  613.  
  614.        F5         The field is deleted from the cursor position to the end
  615.                   of the field and the cursor is placed back at the left
  616.                   margin of the field.
  617.  
  618.        F10        The key is used to end editing.  If on the main data entry
  619.                   screen, the data is written to a data file.  On other
  620.                   screens, control will be returned to the menu.
  621.  
  622.        ESC        Key is used to exit from data entry while using the Add
  623.                   or Edit functions.  The changes made to the data entry
  624.                   screen are canceled.
  625.  
  626.        ENTER      Pressing ENTER/RETURN while in a data entry field ends
  627.                   edit of the field and moves the cursor to the next field.
  628.  
  629.        BACKSPACE  Causes the cursor to move to the left and erases the char-
  630.                   acter to the left.
  631.  
  632.        INS        Toggles between insert and overwrite of characters.
  633.  
  634.        DEL        Deletes the character under the cursor.
  635.  
  636.        UP ARROW   Moves the cursor to the previous field if not in the first
  637.                   field.
  638.  
  639.        DN ARROW   Moves the cursor to the next field on the screen.
  640.  
  641.        L ARROW    Moves cursor to left within a field.  Does not delete
  642.                   characters.
  643.  
  644.        R ARROW    Moves cursor to right within a field.  Does not delete
  645.                   characters.
  646.  
  647.        KEYBOARD AND MOUSE USAGE
  648.  
  649.        Book Librarian can use both the keyboard and a mouse or a combi-
  650.        nation of both.  There are three direct equivalences between the
  651.        mouse and the keyboard.
  652.  
  653.        *    The left mouse button is exactly equal to the ENTER key.
  654.        *    The right mouse button is exactly equal to the Esc(ape) key.
  655.        *    The left and right button pressed together, (or the middle
  656.             button in a three button mouse) is exactly equal to the F1 Key.
  657.  
  658.        ================================= 6 =================================
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.        DATA OPERATIONS
  665.  
  666.        This section describes how to add, edit and delete records.
  667.  
  668.  
  669.        * ADDING RECORDS
  670.  
  671.        Adding a record is the process of typing information into blank data
  672.        entry fields.
  673.  
  674.        To add a record to your book file select Add from the Command Menu
  675.        by pressing A, or by using the mouse or arrow keys to highlight Add
  676.        and pressing left mouse button or pressing the ENTER/RETURN key.
  677.  
  678.        Data entry begins with the Title field (top left) and proceeds left
  679.        to right, top to bottom.  At the bottom of the screen is the
  680.        Memo area.
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.        You can enter up to 30 lines of information in the memo field. The
  686.        This is a memo field is like a mini-wordprocessor, all edit keys
  687.        work and words are automatically wrapped at the end of a line.
  688.  
  689.  
  690.  
  691.        NOTE:  The memo field only uses space in the database if you enter data
  692.        in it.  The program allocates space in increments of 255 bytes.
  693.  
  694.  
  695.  
  696.        Saving the book information to disk is accomplished by pressing the
  697.        F10 function key.  If you press ESC or the right mouse button while
  698.        in any field, the information is erased and is not stored on disk.
  699.  
  700.  
  701.  
  702.        You can use the up/down arrow keys and or the mouse to revisit any
  703.        field and edit the information prior to pressing F10 or ESC.  If in
  704.        the memo field, you must press CTRL+PAGE-UP to exit the memo field
  705.        and move back up to the note field.
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.        ================================= 7 =================================
  716.  
  717.         * DATA ENTRY FIELDS
  718.  
  719.        Each record in the book file contains the following fields.
  720.  
  721.        Field           Contents
  722.        ------------    --------------------------------------------------
  723.        Title           Holds the book title, up to 43 characters.  This
  724.                        is the primary index field.  The first 20 characters
  725.                        are indexed.
  726.  
  727.        Edition         Enter the book edition number, 1st, 2nd, 3rd etc.
  728.  
  729.        Subject         Enter the general subject of the book, mathmatics,
  730.                        computers, etc.  An index field.
  731.  
  732.        Type            Enter the type of book, Childrens, Medical, Text,
  733.                        How To, Catalog etc. An index field.
  734.  
  735.        Pages           Enter the number of pages contained in the book.
  736.  
  737.        Author(last)    Holds the last name of the author, an index field.
  738.  
  739.        Author(first)   Holds the first name of the author.
  740.  
  741.        Copyright       Enter the year the book was copyrighted.
  742.  
  743.        Price           Enter the price paid for the book or current value.
  744.  
  745.        Pur Date        Enter the date the book was bought or obtained.
  746.  
  747.        Cat #           Enter Dewey Decimal system #, or your own numbering
  748.                        system to identify book.
  749.  
  750.        ISBN            Enter the 14 digit ISBN.
  751.  
  752.        Publisher       Enter the name of the books publisher.
  753.  
  754.        Location        Enter the location of the publisher or can hold the
  755.                        physical location of the book.
  756.  
  757.        Note1           Can hold miscelleaneous information.
  758.  
  759.        Note2           Sames as note1.
  760.  
  761.        MEMO            30 line scrollable memo area.  Can be used to enter
  762.                        a synopsis, review or other information.
  763.  
  764.        * EDITING RECORDS
  765.  
  766.        To edit a record select Edit from the menu by pressing E or by using
  767.        the arrow keys or the mouse.  This function allows you to make changes
  768.        to the record displayed on the screen.
  769.  
  770.        After you completed making changes to a field or fields, press F10
  771.        and the changes are saved to your book file.
  772.  
  773.        ================================= 8 =================================
  774.  
  775.  
  776.  
  777.        * EDITING RECORDS - cont
  778.  
  779.  
  780.        If you decide while editing the record that you don't want to save
  781.        the changes, press the ESC key and the changes will be erased and the
  782.        old information restored.
  783.  
  784.  
  785.        * DELETING RECORDS
  786.  
  787.        To delete the record displayed select the Del function from the com-
  788.        mand menu.  A prompt is displayed to confirm deletion of the record.
  789.        Answer Yes to delete the record.
  790.  
  791.  
  792.        SEARCHING
  793.  
  794.        There are two methods provided in the program to search your data-
  795.        base, the FIND key and the SEARCH key.  The BROWSE key also lets
  796.        you look at your database in tabular format and is also explained
  797.        in this section.  The FIND function is quicker and easier to use
  798.        but the Search function allows more complex searches.
  799.  
  800.  
  801.  
  802.        * THE FIND FUNCTION
  803.  
  804.        The FIND key rapidly locates a book by Title, Author(last name),
  805.        Subject or Book Type.
  806.  
  807.        When you select FIND from the command menu a pop-up menu with the
  808.        following choices is displayed: Title, Subject, Type, Author.
  809.  
  810.        Select one of the choices from the menu or press ESC to return to
  811.        the Command Menu.  If you select Title, the following prompt is
  812.        displayed:
  813.  
  814.           Enter Title To Find or ENTER/RETURN For All _________________
  815.  
  816.        A similar prompt is displayed for the other choices if selected.
  817.        The prompt above allows you to specify a string to search for, or
  818.        just press ENTER/RETURN.   If you press ENTER/RETURN key without
  819.        entering a search string, then the data file is displayed indexed
  820.        by the selected choice in the List Book Window.  The cursor will
  821.        be placed at the beginning of the file.
  822.  
  823.        If a search string is entered, the data file is displayed in the
  824.        List Book Window and the cursor is placed on the first record
  825.        that matches the search string.  If the search string is not found
  826.        then a prompt displays saying An Exact Match Not Found and the
  827.        cursor is placed on the record that comes closest to matching the
  828.        string entered.
  829.  
  830.  
  831.        ================================= 9 ================================
  832.  
  833.  
  834.        *FIND FUNCTION - Cont
  835.  
  836.  
  837.        When using the FIND function the data base is displayed in a pop-
  838.        up List Book Window.  You can use the arrow keys, mouse, Tab and
  839.        Page-Up and Page Down keys to scroll through the data base.  The
  840.        Tab key moves the cursor right 10 characters, Shift+Tab moves the
  841.        cursor left 10 characters.  The Page Up and Page Down keys move the
  842.        cursor up and down 10 lines respectively.
  843.  
  844.        A unique way to move through the data base or find a particular
  845.        record is to type a letter or word from the keyboard while the
  846.        List Book Window is displayed.  For example if the you typed the
  847.        letter C then the cursor will move to the first entry or closest
  848.        entry that starts with C.  To move the cursor to another location
  849.        in the C list type another letter, for example U which would disp-
  850.        lay CU in the left lower corner of the window.  The cursor would
  851.        move to the CU location in the data base.  If Author was selected for
  852.        the index and you typed CRUISE, the cursor would move to Cruise in
  853.        the data base.  To erase the letters displayed in the lower left
  854.        corner of the window press the Delete or Backspace key to erase the
  855.        characters.  You can enter other characters to move about the data
  856.        base.  For example enter the letter A to move to the top of the
  857.        data base, then press Delete to erase the character and enter Z to
  858.        move to the end of the data base.
  859.  
  860.        There are several options available to change the List Book
  861.        Window.  The options are displayed at the bottom of the window.
  862.        The options are (1) Brief, (2) Zoom (3) Resize and (4) move.  The
  863.        options are explained below.
  864.  
  865.        List Book Window Options:
  866.  
  867.        (1) Brief - Limits display to only key fields. Can speed that rec-
  868.        ords are accessed when paging around data in the find window.
  869.        Press ALT 'B' to activate and deactivate.
  870.  
  871.        (2) Zoom - List Book Window expands to full screen.  Press ALT 'Z'
  872.        to activate and deactivate.
  873.  
  874.        (3) Resize - Allows you to change the size of the window using the
  875.        arrow keys or mouse.  You can only change the position of the bottom
  876.        and right side of the window.  To activate press ALT 'R'.
  877.  
  878.        (4) Move - Allows you to move the window using the arrow keys or
  879.        mouse.  Press ALT 'M' to activate.
  880.  
  881.        Note: If only one record in the Database matches the search string
  882.        entered then the record is displayed on the main data entry screen
  883.        and not in the find window.
  884.  
  885.        Also pressing ENTER/RETURN when the cursor is over one of the records
  886.        in the List Book Window will display the book on the main data
  887.        entry screen.
  888.  
  889.        ================================= 10 ================================
  890.        THE BROWSE FUNCTION
  891.  
  892.        The browse function works identically to the FIND function except
  893.        you can not enter a string to search for.  The function lets you
  894.        browse through you database indexed by Title, Subject, Author or
  895.        Book Type.  You should use this function if you just want to page
  896.        through your data without looking for a particular item.
  897.  
  898.        THE SEARCH FUNCTION
  899.  
  900.        The FIND function can only perform searches on one of the key fields.
  901.        The search function can perform searches on up to 10 fields, while
  902.        setting up specific search criteria using logical operators.  When
  903.        the Search menu selection is chosen, the book Query Screen is
  904.        displayed along with the menu choices Edit, Recall Quit.
  905.  
  906.        Edit allows you to fill-in the book Query Screen,  Recall will
  907.        display previously saved selections and allows you to load them from
  908.        disk and fill in the book Query Screen.  Quit will return you to
  909.        the main data entry screen.
  910.  
  911.        QUERY SCREEN FIELDS
  912.        There are four fields on the screen used to set up the search cri-
  913.        tiera: Field, Comparator, Value and LogOp.
  914.  
  915.        Field       Press ENTER/RETURN to pop up a pick list of fields
  916.                    that can be tested. NOTE: There are 4 fields for Author,
  917.                    Author_F, Author_L, and  Author.  For example you would
  918.                    use Author_L if looking for a last name only match, ie
  919.                    "Simon".  Use Author to match a first and last name, ie
  920.                    "Burt Simon".
  921.  
  922.        Operator    Press ENTER/RETURN to pop up a pick list or type in one
  923.                    of the seven operators.  This field defines the type of
  924.                    test you want to make.
  925.  
  926.        Value       Enter the value to be compared/tested.
  927.  
  928.        LogOp       Select AND/OR from the pop up list to enter additional
  929.                    selection criteria.  Enter "END" and/or press F10 to
  930.                    stop entering data.
  931.  
  932.        The combination of a Field, an Operator and a Value forms the basic
  933.        selection criteria.  When two basic criteria is joined together by
  934.        a LogOp, this forms a selection pair.
  935.  
  936.        The program evaluates each selection pair separately and combines
  937.        them progressively from top to bottom to determine if each record
  938.        meets the selection criteria.  You can enter up to five selection
  939.        pairs on the screen.
  940.        A screen identical to the data entry screen is displayed with the
  941.        prompt "****** Searching ******" at the bottom of the screen.
  942.        When a match is found the following menu is displayed: "Next, Edit,
  943.        Quit".  The mouse does not work with this menu.  Next starts the
  944.        search process again to find the next match.  Edit functions the
  945.        same as on the data entry screen.  Quit stops the search process
  946.        and returns to the data entry screen.
  947.  
  948.        ================================= 11 ================================
  949.        REPORTS
  950.        The report screen appears when Rpt is selected from the command
  951.        menu.  On the screen is five menus which determine the type of
  952.        report, where to list the report, whether to list all or some of
  953.        the books, the index to use, and line spacing.
  954.  
  955.        Upon arrival at the screen, the following menu is displayed:
  956.        Edit, Continue, Quit.  Edit allows updating of the screen, Continue
  957.        will cause the report to be listed, Quit returns you to the data
  958.        entry screen.
  959.  
  960.        REPORT TYPE MENU
  961.        Title           A pre-formatted report that can be listed to the
  962.                        screen, printer or text file.  Report lists Title,
  963.                        Author and Subject.
  964.  
  965.        Author          A pre-formatted report that can be listed to the
  966.                        screen, printer or text file.  Report lists Author,
  967.                        Title and Subject.
  968.  
  969.        Subject         A pre-formatted report that can be listed to the
  970.                        screen, printer or text file.  Report lists Subject
  971.                        Title, and Author.
  972.  
  973.        Book Type       A pre-formatted report that can be listed to the
  974.                        screen, printer or text file.   Lists Book Type,
  975.                        Subject, Title and Author Last Name.
  976.  
  977.        Valuation       A pre-formatted report that can be listed to the
  978.                        screen, printer or text file.  Lists Title, ISBN,
  979.                        Catalog#, Purchase Date, and Price.  Totals value
  980.                        of all books.
  981.  
  982.        Comprehensive   A pre-formatted report that can be listed only, to
  983.                        a printer or text file.  The report list all fields
  984.                        in the database except for the memo field.
  985.  
  986.        Index Cards     Report listed on 3 X 5 continous form index cards.
  987.                        Can not be listed to the screen.  All fields are
  988.                        listed except for memo field.
  989.  
  990.        Custom          You select the fields to place in report.  Select-
  991.                        ions are made using the Report Format Screen des-
  992.                        cribed later.
  993.  
  994.        Memo            Prints all fields, plus the contents of the memo
  995.                        field on a single sheet of paper.
  996.        LIST TO MENU
  997.  
  998.        Screen          When selected the report is listed to your monitor.
  999.  
  1000.        Printer         When selected the report is listed to your printer.
  1001.  
  1002.        Disk            When selected, you are prompted for a filename for
  1003.                        the text file.  Do not add an extension.  The pro-
  1004.                        gram adds the extension .TXT.  The file created can
  1005.                        be edited by any wordprocessor capable of reading
  1006.                        ASCII text.
  1007.        ================================= 12 ================================
  1008.  
  1009.  
  1010.        LIST ALL
  1011.  
  1012.        Yes        List all books in the data file.
  1013.  
  1014.        No         When selected, you will set-up selection criteria using
  1015.                   the Query Screen to list the desired books.
  1016.  
  1017.  
  1018.        SORT BY MENU
  1019.  
  1020.        Select the sort order in which you want your report listed. Choices
  1021.        are Title, Author, Subject and Type.  Selecting  Title would cause
  1022.        the report to be listed in alphabetical order by book title.
  1023.  
  1024.  
  1025.        SPACING
  1026.  
  1027.        Select Single or Double to print the Title, Author, Subject, Type,
  1028.        Valuation and Custom reports with single or double line spacing.
  1029.        Spacing has no effect The Index Card and Comprehensive Reports.
  1030.  
  1031.  
  1032.        REPORT FORMATTER
  1033.  
  1034.        When Custom report is selected from the Report Type Menu, the Report
  1035.        Formatter screen is displayed after completing the current screen.
  1036.        From this screen you select the fields to be included in your report
  1037.        and how you want the fields formatted.
  1038.  
  1039.  
  1040.        REPORT FORMATTER FIELDS
  1041.  
  1042.        Print Field    Enter the name of the field you want printed.  Press
  1043.                       ENTER/RETURN while the field is blank for a pop up
  1044.                       list of fields to select from.  Selecting Author
  1045.                       from the list will print last name, first name of
  1046.                       each. Choose L-MARGIN to set the size of the left
  1047.                       margin.
  1048.  
  1049.        Field Width    This is a display only field and you can not edit it.
  1050.                       it displays the number of characters the selected
  1051.                       field occupies.
  1052.  
  1053.        Print Width    This field allows you to specify the width in charac-
  1054.                       ters that you want the field to occupy on a line.
  1055.                       The number is added to the Line Width displayed at the
  1056.                       bottom of the screen.
  1057.  
  1058.        Wrap(Y/N)      Select YES(Y) when the Field Width is greater than the
  1059.                       Print Width and you want all the field information
  1060.                       printed.  The extra characters will be wrapped to the
  1061.                       next line.  The field information can occupy up to
  1062.                       three lines if wrap is used.
  1063.  
  1064.  
  1065.        ================================= 13 ================================
  1066.        REPORT FORMATTER FIELDS - Cont
  1067.  
  1068.        Wrap(Y/N)     If you select NO(N) and the Field Width is greater
  1069.                      than the Print Width, the extra characters are deleted.
  1070.                      Selecting either YES or NO when the Field Width is
  1071.                      less than or equal to Print Width has no effect on
  1072.                      the printout.
  1073.  
  1074.        Line Width    Display only field.  The field displays the width the
  1075.                      line will occupy as each Print Field and Print Width
  1076.                      is selected. NOTE:  If the Line Width exceeds 79 for
  1077.                      screen reports or for standard carriage printers, the
  1078.                      report will not be formatted properly when listed. If
  1079.                      you have a wide carriage printer, the reports can be
  1080.                      up to 129 characters wide.  The program prints the
  1081.                      reports in regular print and not in compressed print.
  1082.  
  1083.                      If you want to print long lines, I suggest you list
  1084.                      the report to a disk, and import the report into
  1085.                      your wordprocessor, format and print it out.
  1086.  
  1087.        Wrap Example
  1088.  
  1089.        This is a demonstration of the use and non use of Wrap on the Title
  1090.        field.  The Field Width for Title is 43, the selected Print Width is
  1091.        25.  The first line of the example below is with YES for Wrap and the
  1092.        second is with NO for Wrap.
  1093.  
  1094.              Title                   Author       Subject
  1095.           -----------------------------------------------
  1096.        1. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1097.           Management
  1098.  
  1099.        2. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1100.  
  1101.        RE-INDEX LIBRARY FILES
  1102.        Book Librarian datafile indexes are contained in four index files,
  1103.        *.K1, *.K2, *.K3, *.K4.  The "*" symbol represents the
  1104.        name of your datafile.  Occasionly indexes become corrupted, that
  1105.        is the index looses its relationship with the datafile from which
  1106.        it was generated. One of the possible causes of corrupt index
  1107.        files are loss of power or a sever power spike while operating the
  1108.        program, or exiting the program without selecting *Quit* from the
  1109.        Main Menu. One of the symptons of corrupted index files, is finding
  1110.        your data out of order when using the find or browse screen.
  1111.        Another symptom is the receiving various error messages, such as
  1112.        "Duplicate Key", or "Unexpected End of File", etc.
  1113.  
  1114.        You *do not* need to Re-Index your files periodically as some
  1115.        programs require.  Your index files are automatically maintained
  1116.        and optimized by the program.  The *only* time you should
  1117.        Re-Index your files are when you have an indication that the
  1118.        indexs are corrupted.  However, Re-Indexing when not needed will
  1119.        not hurt or help your files.
  1120.  
  1121.        To start the Re-Index program, type BLFIX at the DOS prompt (ie)
  1122.        the same place that you type BL to start Book Librarian. You
  1123.        then select your file just like when you start Book Librarian.
  1124.        ================================= 14 ================================